PROFILE:
- DỰ ÁN: RakuRaku Seisan
- TÊN: Nagata Koichi
- CHỨC VỤ: Offshore Team Leader – Phòng phát triển RakuRaku Seisan, Rakus Nhật Bản
Sau khi tốt nghiệp khoa thông tin của một trường đại học về khoa học tự nhiên ở Tokyo, anh gia nhập công ty vào năm 2019 với tư cách là một sinh viên mới tốt nghiệp. Sau khoảng một năm kinh nghiệm với các công việc thiết kế, implement,… ở RakuRaku Seisan, anh đã được chuyển sang team Offshore. Hiện tại, anh đang đảm nhận vị trí leader của team Offshore với 2 Kỹ sư cầu nối người Việt Nam ở Nhật và gần 20 kỹ sư của Rakus Việt Nam.
Phát triển Offshore đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của RakuRakuSeisan. Chúng tôi đã phỏng vấn leader của team Offshore đang kết nối giữa team phát triển Nhật Bản và Rakus Việt Nam (sau đây gọi là RV) về môi trường và cách làm việc hằng ngày của họ.
—– Xin hãy cho biết về vai trò của phát triển Offshore trong quá trình phát triển của RakuRaku Seisan.
Trong khoảng một vài năm trước khi tôi trở thành leader thì team Offshore chủ yếu là chịu trách nhiệm về các task tương đối nhỏ, liên kết với bên ngoài, chỉnh sửa bug, điều tra về mặt kỹ thuật, chứ không phải là các chức năng cốt lõi của RakuRaku Seisan.
Sau khi tôi trở thành leader thì đã có bố trí kỹ sư Nhật Bản làm Quản lý dự án (sau đây gọi là PM) cho tổng thể việc phát triển chức năng, tôi vừa liên kết với PM và vừa mở rộng vai trò của việc phát triển Offshore. Bên cạnh việc tiếp tục các task trước đó, chúng tôi còn đối ứng một phần các task phát triển chức năng tương ứng với những điều chỉnh về pháp lý, những task liên quan đến luồng nghiệp vụ chính của RakuRaku Seisan, và những task cần phải hiểu được logic của nghiệp vụ chứ không chỉ là implement, chẳng hạn như đối ứng các trouble, …
Team Offshore đã tạo được điều kiện giao tiếp thuận lợi giữa phía Nhật và RV, vừa hiểu rõ về các team và nội dung các task khác nhau, vừa review sơ cấp và đối ứng các câu hỏi, …
Hiện nay, RV đã phụ trách gần 40% khối lượng phát triển của RakuRakuSeisan. Team Offshore đang cùng trưởng thành với RV và cũng hướng tới những level quan trọng và cao hơn nữa.
—– Team Offshore đang tiến hành việc phát triển như thế nào và với thể chế tổ chức như thế nào?
Hiện tại, RakuRaku Seisan đang phát triển theo cấu trúc tổ chức như sau. Tôi thì đang đảm nhận PMO kiêm Kỹ sư cầu nối (sau đây gọi là BrSE) của team Offshore.
Kỹ sư Nhật Bản: các PM
Team Offshore Nhật Bản: BrSE, PMO
Kỹ sư của RV: PM, PL, PG, QA
Đây là hình thức làm việc “thiết lập vị trí PM cho tổng thể dự án ở Nhật Bản, BrSE sẽ là trung gian với RV, RV thực hiện một phần thiết kế, triển khai code, unit test, test của bên thứ ba, và BrSE sẽ tiếp nhận các output đó.
Có khoảng 5 PM ở phía Nhật, team Offshore hiện tại là 3 thành viên, và team RakuRaku Seisan của RV tổng cộng gần 20 người.
Kế hoạch trung hạn của RV là đổi mới kiến trúc (architecture), cải thiện hiệu suất (performance) của từng chức năng, và chủ yếu là tối ưu hóa hệ thống để ngay cả khách hàng với lượng user nhiều hơn hiện tại cũng có thể sử dụng mà không bị quá tải.
Các thành viên BrSE của team Offshore
—– Xin hãy cho biết quy trình nghiệp vụ cơ bản.
Quy trình nghiệp vụ hiện tại chủ yếu dựa trên sự liên kết giữa team phát triển Nhật Bản ⇔ team Offshore ⇔ RV.
① Đề xuất task từ PM phía Nhật.
② Team Offshore sắp xếp yêu cầu và liên lạc với RV.
③ RV nghiên cứu và đề xuất thiết kế chi tiết.
④ Team Offshore xem xét việc nghiên cứu.
⑤ PM của phía Nhật xem xét việc nghiên cứu.
⑥ RV thực hiện việc phát triển, tạo unit test case.
⑦ Team Offshore review code và test case.
Đặc biệt, phần truyền đạt một cách chính xác ý định của PM phía Nhật và RV với nhau là một trong những công việc và cũng là năng lực quan trọng của team Offshore. Cả văn hóa và quan điểm của người Nhật và người Việt đều khác nhau khá nhiều. Nếu chỉ dịch một cách thông thường thì sẽ chỉ truyền đạt được khoảng 30% những điều mà 2 bên muốn chia sẻ cho nhau, cho nên bằng cách thống nhất cách hiểu giữa 2 bên, bao gồm điều muốn truyền đạt, điều muốn xác nhận, chúng tôi đã giảm thiểu được thời gian tiêu tốn cho những rủi ro như là hiểu nhầm ý nhau và phải làm lại.
Trong đó, BrSE đóng vai trò trung gian như giải thích thông số kỹ thuật và theo dõi tiến độ thực hiện, đồng thời giúp dự án diễn ra suôn sẻ nhờ sự thống nhất cách hiểu chi tiết hơn giữa những thành viên kỹ sư người Việt với nhau. So với khi tôi là người trao đổi chính thì sự khác nhau trong cách hiểu đã giảm đi đáng kể. Chính vì vậy mà BrSE đóng một vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện nhiều task khác nhau.
—– Xin hãy cho biết cách thực hiện meeting giữa phía Nhật và RV.
Mỗi ngày, chúng tôi sẽ thực hiện meeting để xác nhận về tiến độ và ngày dự kiến hoàn thành trong từng phase của từng task. Khoảng 15 phút mỗi ngày, chúng tôi vừa thực hiện meeting trong bầu không khí vui vẻ vừa trao đổi chuyện phiếm. Meeting chủ yếu là xác nhận tiến độ của các team, xác nhận số lượng thành viên đang trống task và trống từ khi nào, xác nhận dự định nghỉ phép, và các thông báo khác từ Nhật Bản và RV. Phía Nhật sẽ nói bằng tiếng Nhật, phía RV sẽ nói bằng tiếng Việt, member thông dịch của RV sẽ hỗ trợ trong cuộc họp.
Họp trực tuyến cùng các bạn RV
Ngoài ra, khi có các nội dung cảm thấy lo lắng về mặt văn bản, ví dụ như các câu hỏi hoặc những điều cần xác nhận gấp, … thì chúng tôi cũng thực hiện meeting hợp lý ngay thời điểm đó. Tôi nghĩ nó cũng không khác mấy so với mob programming.
—– Bạn có bị rào cản về ngôn ngữ không?
Tôi không biết tiếng Việt và cũng không thông thạo cả tiếng Anh. Dù vậy, có một chiến thuật mà chúng tôi đang áp dụng, đó là các member thông dịch của RV rất ưu tú, các bạn có thể dịch qua lại giữa tiếng Nhật ⇔ tiếng Việt đúng như mong đợi và xác nhận thống nhất cách hiểu một cách tỉ mỉ, kĩ càng với BrSE người Việt.
Tôi thường giao tiếp bằng tiếng Nhật với các thành viên thông dịch của RV và thỉnh thoảng sẽ dùng các công cụ dịch thuật sang tiếng Anh để gửi những tin nhắn đơn giản. Ở Nhật thì ngoài BrSE, chúng tôi vẫn tiến hành trao đổi bằng tiếng Nhật. Nhờ vào vai trò trung gian của các member thông dịch và BrSE mà việc giao tiếp đã được hiện thực một cách thuận lợi.
—– Việc giao tiếp ngoài meeting thì đang thực hiện như thế nào?
Chủ yếu là chúng tôi đang trao đổi bằng công cụ chat, spreadsheet, … tương tự như các kỹ sư ở Nhật. Chúng tôi dùng công cụ chat như một phương thức liên lạc, còn việc trao đổi chi tiết công việc thì sẽ sử dụng spreadsheet và Redmine.
—– Bạn có điều gì cần để ý khi giao tiếp không?
Để cả team Nhật Bản và RV đều cảm thấy thoải mái và làm việc tốt nhất, chúng tôi đang cố gắng truyền đạt các thông tin cần thiết một cách rõ ràng và giao tiếp với nhau trong bầu không khí tích cực. Thật là yên tâm khi thấy RV tập trung cho dự án mỗi ngày và chúng tôi cố gắng tạo động lực cho nhau thông qua những lời cảm ơn.
Trao đổi qua chat giữa JP và RV
Ngoài ra, để Nhật Bản và RV hiểu nhau hơn thì chúng tôi cũng đang cố gắng làm cho văn bản “ngắn gọn”, “toàn diện”, “thẳng thắn” hơn. Trong giao tiếp giữa người Nhật với nhau thì vẫn có những lúc không thể diễn tả toàn bộ suy nghĩ hoặc không truyền đạt được hết những điều cần thiết. Cũng có nhiều cách khác nhau để truyền đạt một cách chính xác, ví dụ như tình huống sử dụng kính ngữ quá trang trọng dẫn đến xảy ra hiểu lầm khi thông dịch, vậy nên chỉ cần giao tiếp ở mức lịch sự là được, …
—– Bạn cũng có đến Việt Nam công tác chứ?
Vào khoảng cuối năm khi tôi mới gia nhập công ty, dịch Corona đã bùng phát, nên đến đầu năm 2023 tôi mới đi công tác lần đầu tiên.
Chúng tôi sẽ đi công tác khoảng 1~2 lần/năm, mỗi lần tầm 2~4 tuần. Lần này tôi đã đi cùng với 1 thành viên BrSE người Việt nên về mặt sinh hoạt thì không gặp khó khăn gì, và các member ở Việt Nam cũng cực kỳ hiếu khách.
Mỗi tối sau khi kết thúc công việc, mọi người sẽ dẫn tôi đi ăn uống, cuối tuần chúng tôi cũng cùng nhau đi tham quan du ngoạn và hái trái cây. Ngoài ra, vì tôi đi công tác vào đúng thời gian chuyến du lịch công ty diễn ra nên tôi cũng đã tham gia cùng. Với tâm thế “làm là làm, chơi là chơi, nếu chơi là chơi hết mình!”, tôi đã có cơ hội trải nghiệm được nhiều điều mà tôi không thể trải qua ở Nhật Bản.
Bằng cách giao tiếp với nhau thông qua công việc, tôi cảm nhận được rằng team phát triển Offshore đang trưởng thành một cách tích cực, điều này khiến công việc của tôi tràn đầy vui vẻ.
Không chỉ các thành viên Việt Nam muốn trở thành BrSE, mà cả những thành viên người Nhật cũng thích thú khi làm việc với người nước ngoài, tôi mong muốn team Offshore của RakuRaku Seisan sẽ ngày càng trưởng thành hơn nữa. Và tôi hy vọng chúng tôi sẽ trở thành tiêu chuẩn cho việc phát triển Offshore.